Dalam dunia supply chain modern, biaya logistik sering menjadi salah satu komponen biaya terbesar yang memengaruhi profitabilitas perusahaan. Ketika biaya transportasi meningkat tanpa kendali, perusahaan tidak hanya kehilangan margin keuntungan, tetapi juga menghadapi risiko keterlambatan pengiriman dan penurunan kepuasan pelanggan.

Salah satu pendekatan yang terbukti efektif untuk menyelesaikan masalah ini adalah penerapan Lean Six Sigma (LSS) melalui metodologi DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Studi kasus berikut diadaptasi dari implementasi nyata pada perusahaan manufaktur plastik di Turki yang berhasil menurunkan biaya logistik secara signifikan melalui pendekatan sistematis Lean Six Sigma.

Mengapa Biaya Logistik Menjadi Masalah Besar?

Perusahaan dalam studi kasus ini merupakan produsen bahan baku plastik yang mengekspor produknya ke lebih dari 25 negara. Sekitar 40% produknya dipasarkan ke Eropa dengan standar kualitas dan layanan yang tinggi.

Transportasi utama yang digunakan adalah:

• Maritime transportation (kapal laut)
• Road transportation (truk)
• Air transportation

Karena biaya pengiriman laut jauh lebih murah dibandingkan transportasi darat maupun udara, perusahaan berusaha memaksimalkan pengiriman melalui jalur laut. Namun dalam praktiknya, banyak pengiriman mendadak harus dialihkan menggunakan transportasi darat akibat keterlambatan produksi dan masalah internal lainnya. Akibatnya biaya logistik meningkat drastis.

Problem Statement

Tim Lean Six Sigma kemudian dibentuk untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dari hasil identifikasi awal, ditemukan bahwa:

• Biaya logistik Product 1 meningkat dari €6,6 juta menjadi €7,3 juta dalam satu tahun.
• Terjadi kenaikan biaya sebesar 10,6% atau hampir €700.000.
• Persentase pengiriman menggunakan jalur darat meningkat signifikan.
• Banyak biaya transportasi yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

Untuk memahami masalah secara lebih detail, tim menggunakan pendekatan 5W2H. Dari hasil identifikasi ditemukan bahwa masalah terjadi pada departemen supply chain dan logistik sepanjang tahun 2019. Masalah diketahui melalui evaluasi laporan keuangan tahunan yang menunjukkan adanya peningkatan biaya pengiriman secara abnormal. Perusahaan akhirnya menyadari bahwa pengeluaran tambahan tersebut bukan sekadar persoalan transportasi, tetapi berkaitan erat dengan proses internal perusahaan.

LSS DMAIC

Define

Dalam menjalankan proyek perbaikan, tim menggunakan metodologi DMAIC yang terdiri dari Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Pada tahap Define, tim fokus mendefinisikan masalah serta memahami aliran proses bisnis perusahaan. Tim menyusun project charter yang memuat tujuan proyek, ruang lingkup, indikator Critical to Quality (CTQ), target penghematan biaya, dan struktur anggota tim proyek. Selain itu, process flowchart dibuat untuk memetakan seluruh proses mulai dari penerimaan order pelanggan, proses produksi, pengiriman, hingga barang diterima pelanggan.

Tim juga menggunakan teknik 5 Why untuk menggali akar masalah lebih mendalam. Dari tahap ini ditetapkan dua indikator utama yang menjadi CTQ proyek, yaitu persentase biaya road transportation yang tidak perlu dan persentase order pelanggan yang harus dikirim melalui jalur darat akibat keterlambatan produksi.

Measure

Pada tahap Measure, tim mulai mengumpulkan data aktual dari sistem SAP perusahaan. Data menunjukkan bahwa total ekspor perusahaan pada tahun 2019 mencapai 138,8 kton dengan total biaya logistik sebesar €10,2 juta. Sebagian besar biaya tersebut berasal dari Product 1 yang menjadi fokus proyek Lean Six Sigma. Tim kemudian mengelompokkan biaya transportasi menjadi tiga kategori, yaitu biaya maritime transportation, planned road transportation, dan unplanned road transportation.

Hasil pengukuran menunjukkan bahwa biaya road transportation yang tidak direncanakan meningkat dari 3% menjadi 5%. Temuan ini menjadi sinyal adanya ketidakefisienan serius dalam proses supply chain. Semakin banyak produk yang dikirim menggunakan jalur darat karena keterlambatan produksi dan masalah operasional lainnya.

Analize

Tahap Analyze menjadi fase paling penting dalam proyek ini. Tim melakukan brainstorming lintas departemen, focus group discussion, analisis data, fishbone diagram, dan pareto chart untuk menemukan akar penyebab utama. Dari analisis Ishikawa ditemukan enam kategori penyebab utama, yaitu manpower, method, material, measurement, management, dan maintenance.

Namun setelah dilakukan prioritas menggunakan Pareto Analysis, ditemukan empat akar masalah dominan. Pertama adalah power outage atau pemadaman listrik yang menyebabkan proses produksi berhenti secara tiba-tiba. Gangguan ini mengakibatkan keterlambatan produksi sehingga perusahaan harus menggunakan transportasi darat yang lebih mahal demi memenuhi tenggat pengiriman pelanggan. Bahkan sekitar 58% biaya transportasi tambahan berasal dari masalah gangguan listrik.

Masalah kedua adalah product quality problem. Tim menemukan bahwa ukuran polymer chips sering keluar dari spesifikasi terutama pada shift malam. Ketiga adalah kurangnya pengawasan pada shift malam yang menyebabkan operator cenderung menunda pekerjaan dan kurang memperhatikan kualitas produk. Masalah terakhir adalah buruknya komunikasi internal antar departemen seperti sales, produksi, planning, dan logistik sehingga banyak keputusan terlambat diambil.

Improve

Pada tahap Improve, perusahaan mulai menjalankan berbagai program perbaikan. Salah satu langkah utama adalah pelaksanaan meeting Sales and Operations Planning (S&OP) secara rutin setiap bulan. Meeting ini bertujuan meningkatkan sinkronisasi antara demand, produksi, dan pengiriman sehingga koordinasi supply chain menjadi lebih baik.

Selain itu, operator produksi diberikan pelatihan mengenai pentingnya kualitas produk dan dampaknya terhadap kepuasan pelanggan serta biaya logistik perusahaan. Jumlah quality inspection terutama pada shift malam juga ditingkatkan untuk mengurangi variasi kualitas produk.

Perusahaan turut memperbaiki sistem SAP dengan menambahkan fitur pencatatan penyebab road transportation sehingga akar masalah dapat terdokumentasi dengan lebih akurat. Tidak hanya itu, perusahaan juga membuat Service Level Agreement (SLA) antar departemen untuk memperjelas tanggung jawab, target layanan, dan standar komunikasi internal.

Control

Tahap terakhir adalah Control, yaitu memastikan seluruh improvement berjalan secara konsisten dan berkelanjutan. Tim secara rutin memonitor biaya logistik, kualitas produk, performa pengiriman, dan komunikasi antar departemen.

Hasil implementasi Lean Six Sigma menunjukkan perbaikan yang sangat signifikan. Persentase unplanned road transportation berhasil turun dari 5% menjadi hanya 1%. Kualitas produk meningkat, komunikasi internal menjadi lebih baik, dan efisiensi supply chain mengalami peningkatan drastis.

Studi kasus ini menunjukkan bahwa masalah biaya logistik sering kali bukan hanya disebabkan oleh transportasi, tetapi berasal dari akar masalah operasional yang lebih kompleks. Dengan pendekatan Lean Six Sigma dan DMAIC, perusahaan mampu menemukan akar penyebab secara sistematis dan melakukan perbaikan berkelanjutan yang berdampak langsung pada efisiensi operasional dan profitabilitas perusahaan.

Project Result

• Persentase unplanned road transportation berhasil turun dari 5% menjadi 1%
• Persentase pengiriman menggunakan transportasi darat menurun dari 13% menjadi 5%
• Kualitas produk terutama pada shift malam mengalami peningkatan setelah dilakukan training operator, penambahan quality inspection, dan peningkatan pengawasan.
• Komunikasi serta koordinasi antar departemen seperti sales, produksi, planning, dan logistik menjadi lebih efektif melalui implementasi rutin meeting S&OP dan SLA internal.

Referensi

• Sisman, G. (2022). Implementing lean six sigma methodology to reduce the logistics cost: A case study in Turkey. International Journal of Lean Six Sigma. https://doi.org/10.1108/IJLSS-02-2022-0054
• https://www.emerald.com/ijlss/article-abstract/14/3/610/136582/Implementing-Lean-Six-Sigma-methodology-to-reduce?redirectedFrom=fulltext

Untuk informasi pelatihan silahkan menghubungi prodemy:

• www.prodemyasia.com
• https://lynk.id/prodemy.asia